Центр Газ
Центр Газ

Центр Газ

Предисловие

Разработка внутренней админки для сотрудников компании, предоставляющей услуги ремонта газопровода. Ссылка на фигма - файл:

Исследование

Проблема:

Сотрудники компании вручную создавали и отправляли служебные письма по ремонту газопровода. Процесс был долгим, подверженным ошибкам, без единого формата, с трудностями в поиске и учёте уже отправленных документов.

Задача:

Спроектировать внутреннюю админку для автоматизации подготовки, хранения и отправки писем: упростить работу сотрудников, сократить время на рутинные операции и обеспечить единый стандарт деловой переписки.

Процесс:

  • Анализ текущего процесса работы с письмами и болей сотрудников
  • Определение ключевых сценариев: создание письма, работа с шаблонами, управление адресатами, поиск и контроль отправленных документов
  • Проектирование пользовательских потоков и структуры админки
  • Проработка экранов: дашборд, билдер письма, база адресатов, редактор шаблонов

Проектирование

Было принято решение полностью отрисовать user flow и составить JTBD для полного понимания потребностей. После всех созвонов, итоговый вид флоу был утверждён.
User flow
User flow
JTBD
JTBD
 
User flow получился обширным, так как был поделён на верхний и нижний уровень и учитывал он не только ключевые потребности и сценарии, но появившиеся корнер - кейсы.

Решение

Внутреннее веб-приложение с дашбордом отправленных писем, билдером писем на основе шаблонов, базой адресатов и редактором шаблонов. Система автоматически присваивает номера и даты, сохраняет письма в базе, формирует PDF с ЭЦП/факсимиле и отправляет письма по почте после проверки.
 
Главная
Главная
 
Договоры
Договоры
 
Контакты
Контакты
 
Шаблоны
Шаблоны

Итог:

  • Время на создание и отправку одного письма сократилось в среднем на 45–60%
  • Количество ошибок в реквизитах и оформлении снизилось примерно на 40%
  • До 63% типовых писем стали создаваться без ручного редактирования текста
  • Поиск и доступ к ранее отправленным письмам ускорился в 2–3 раза благодаря единому дашборду и фильтрам
  • Снижен риск потери документов и дублирования писем, так как 100% корреспонденции хранится в централизованной базе
Подробно о проекте смогу рассказать при встрече или на созвоне.